Pendahuluan
Banyak orang mengerti tentang Sistem Informasi Manajemen, tetapi sedikit yang dapat
mengidentifikasikan secara spesifik tentang pengertian dan penjelasannya secara jelas. Dalam
tulisan kali ini penulis mencoba membantu rekan-rekan yang kesulitan mencari bahan bacaan
untuk Sistem Informasi Manajemen. Semoga dapat membantu memberikan pencerahan dan
bahan teori bagi mahasiswa yang sedang mengampu matakuliah ini. SEMOGA.
BAB I
KONSEP SISTEM
A. Konsep Dasar Sistem
Kalau Anda membeli sebuah sepeda tetapi tidak dengan rodanya, maka sepeda itu tidak
akan berfungsi, dengan kata lain sepeda tersebut tidak dapat dikatakan suatu sistem, karena
masih ada komponennya yang kurang. Kalau Anda mempunyai sebuah jam tangan digital
elektronik yang harganya sampai ratusan ribu rupiah dan mengalami kerusakan total
sehingga tidak dapat diperbaiki, maka jam tersebut sudah tidak ada nilainya lagi, walaupun
komponen-komponennya Anda jual sendiri-sendiri. Inilah mahalnya suatu sistem. Apakah
sistem itu? Suatu sistem dapat didefenisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua
atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem). Misalnya, sistem
komputer terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak.
Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau
terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dari
alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. Subsistem-subsistem saling
berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran
sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga
dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated). Anda dapat
membayangkan, bagaimana seandainya sistem komputer yang Anda miliki, masing-masing
komponennya saling bekerja sendiri-sendiri tidak terintegrasi, maka tujuan dari sistem
komputer tersebut tidak akan tercapai.
B. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai
berikut ini:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik
(phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara phisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem phisik merupakan
sistem yang ada secara phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem
produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan
manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses
alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia
yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine
system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi
merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer
yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak
tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program
yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open
luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak
luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang
benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup,
tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena
sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya, maka suatu sistem harus
mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang
sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja
secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Gambar berikut
menunjukkan sistem yang terbuka untuk sistem pengendalian persediaan.
Manusia menentukan
Barang mana yang perlu Dipesan
KONSEP SISTEM INFORMASI
A. Konsep Dasar Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang
mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya
dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem
akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau
negentropy. Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu
sistem?
Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal
atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di
dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang
disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang
menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu
obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Misalnya informasi “menabrak” merupakan informasi yang kurang jelas. Informasi ini
hanya menerangkan suatu kejadian saja, yaitu menabrak. Kesatuan nyata, yaitu apa yang
ditabrak, oleh siapa, dengan apa dan dimana tidak dijelaskan oleh informasi tersebut. Supaya
informasi menjadi lebih berguna dan lebih mempunyai arti bagi penerimanya, seharusnya
berbunya : “Ali mengendarai mobil dan menabrak tiang listrik di jalan kaliurang kilometer
5”.
B. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga
perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data
dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet, angka-angka,
bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya.
DATA INFORMASI
(belum berarti) (bentuk
yang lebih berarti)
Gambar. Data yang diolah menjadi informasi
Di dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh
sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktur-faktur yang merupakan data dari penjualan
tersebut masih belum dapat berceritera banyak kepada manejemen. Untuk keperluan
pengambilan keputusan, maka faktur-faktur tersebut perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi
suatu informasi. Beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya, misalnya :
Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap salesman, berguna bagi manajemen untuk
menetapkan besarnya komisi dan bonus.
Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap daerah, berguna bagi manajemen untuk
pelaksanaan promosi dan pengiklanan.
Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap jenis barang, berguna bagi manajemen
untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.
Dan lain sebagainya.
C. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus
akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa meyesatkan.
Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat
karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi
gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka
dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus
cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir
untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi
mengenai sebab musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah
kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan
informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
D. Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di
dalam proses pegambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. Masalahnya adalah berapa
harus dibayar oleh perusahaan untuk mendapatkan informasi tersebut. Apakah informasi
yang didapat sepadan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya? Misalnya
suatu perusahaan minyak membeli hak pengeboran sebesar 10 juta dollar US dan yakin
bahwa investasi tersebut akan sangat bernilai jika pemilikan tersebut mengandung paling
sedikit 5 juta barrel minyak mentah. Sedang perusahaan belum mengetahui seberapa banyak
minyak mentah yang dikandung di dalam pemilikan tersebut. Ketidakyakinan ini dapat
dikurangi dengan mendapatkan informasi tambahan yang berkualitas. Misalnya dengan
mengadakan alat pengukur seismic shot atau meminta pendapat dari ahli geologi minyak.
Untuk maksud mendapatkan informasi tersebut sepadan atau lebih besar atau lebih efektif
dan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut, maka dikatakan
informasi tersebut bernilai.
Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem
informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan
dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu
dengan biaya untuk memperolehnya. Karena sebagian besar informasi tidak dapat persis
ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai usang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Pengukuran nilai investasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness, atau
cost-benefit.
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
A. Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal
dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk
mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari
interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah
data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam
kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya
tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer.
Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan
pada komputer (computer-based information processing).
SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar
kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari
transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi
untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan
penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).
4. Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information
systems)
10. Sistem informasi teknik (engineering information systems)
Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level
management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen
tingkat atas (top level management).
Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama
(president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran,
pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management
dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level
management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.
Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management
dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.
B. Evolusi/Perkembangan Konsep SIM
Gagasan sebuah sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan
keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuan
keorganisasian untukmenerapkan sistem semacam itu. Perluasan kemampuan tersebut
sedemikian menyolok sehingga SIM dianggap sesuatu yang baru karena baru kini dapat
dipakai. Banyak dari gagasan yang merupakan bagian SIM berkembang/ berevolusi dari
bagian ilmu pengetahuan lain. Ada empat bidang pokok konsep dan pengembangan sistem
pengetahuan manajemen, teori manajemen, dan pengolahan komputer.
Perakunan Manajerial
Disini perlu dianggap bahwa bidang perakunan dibagi atas dua bidang pokok, yaitu
perakunan keuangan dan perakunan manajerial. Perakunan keuangan (financial accounting)
berhubungan dengan pengukuran pendapatan dalam suatu periode tertentu, misal dalam satu
bulan atau satu tahun (laporan rugi-laba/income statement) dan melaporkan status keuangan
pada akhir periode (neraca). Karena sebuah oraganisasi beroperasi secara terus menerus
sepanjang waktu, pengukuran pendapatan untuk suatu jangka waktu tertentu meliputi
pertanyaan-pertanyaan pengukuran penerimaan dalam suatu periode dan mengenali serta
membandingkan biaya yang timbul untuk menghitung laba.
Sistem pelaporan untuk organisasi yang dikembangkan oleh perakunan manajerial pada
umumnya mencerminkan gagasan perakunan tanggungjawab (responsibility accounting) dan
perakunan mampulaba (profitability accounting). Laporan tersebut disusun untuk
menunjukkan adanya penyimpangan dari rencana prestasi dan sebab-sebab penyimpangan
tersebut.
Analisis biaya dipakai dalam perakunan manajerial untuk menentukan biaya yang
paling relevan dalam pengambilan keputusan. Biaya yang relevan ini dapat berupa biaya
penuh (full cost), biaya langsung (direct cost), biaya marjinal (marginal cost), biaya
penggantian (replacement cost), biaya keluangan (opportunity cost) atau lain-lainnya.
Perakunan manajerial juga menggunakan teknik keputusan yang berorientasi pada biaya
seperti penganggaran modal, analisis impas dan penetapan harga transfer.
Singkatnya, perakunan keuangan adalah sebuah sistem informasi dengan aturan dan
pengolahan ke arah menyuguhkan informasi yang tepat bagi penanam modal dan
pemberikredit. Perakunan manajerial adalah sebuah sistem informasi yang berorientasi pada
manajemen intern serta pengendalian dan karenanya berhubungan erat dengan SIM.
Ilmu Pengetahuan Manajemen
Ilmu manajemen atau penelitian operasional adalah penerapan metode ilmiah dan
teknik-teknik analisis kuantitatif terhadap masalah manajemen. Beberapa di antara
konsep-konsep pokoknya adalah:
1. Penekanan ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan dan penerapan metode
ilmiah pada penelitian.
2. Memakai model matematis dan prosedur matematis serta statistis dalam analisis.
3. Bertujuan mencari keputusan optimal atau kebijakan optimal.
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
12
Ilmu pengetahuan manajemen dalam penyelesaiannya cenderung memakai kriteria
ekonomis atau teknik daripada kriteria perilaku, dengan penekanan metode teknis dalam
memecahkan persoalan. Keberhasilan ilmu pengetahuan manajemen di dalam organisasi
yang paling menyolok adalahpada persoalan operasional dan keputusan taktis. Misalnya
manajemen sediaan barang (inventory management) telah mendapat perhatian besar,
demikian pula penjadualan produksi, penentuan letak pabrik, penjaluran angkutan
(transportation routing), dan analisis penanaman modal.
Beberapa teknik umum sehubungan dengan ilmu pengetahuan manajemen adalah:
Pemrograman linier (linear programming)
Pemrograman integer (integer programming)
Pemrograman dinamis (dynamic programming)
Teori pengantrian (queueing theory)
Teori permainan (game theory)
Teori keputusan (decision theory)
Simulasi (simulation)
Ilmu pengetahuan manajemen adalah sebuah perkembangan penting dalam sistem
informasi manajemen berdasarkan komputer, karena ilmu pengetahuan manajemen telah
mengembangkan prosedur-prosedur untuk analisis dan pemecahan berdasarkan komputer
dalam banyak jenis persoalan keputusan. Ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan,
pemakaian model, teknik-teknik ilmu pengetahuan manajemen, dan algoritma pemecahan
berdasarkan komputer umumnya digabungkan dalam rancangan SIM.
Teori Manajemen
Dalam memahami evolusi konsep SIM, perkembangan terakhir dalam teori manajemen
cukup pesat. Bila dalam ilmu pengetahuan manajemen perkembangannya menekankan
optimisasi sebagai tujuan, maka teori manajemen sekarang menekankan pemuasan dan
mempertimbangkan keterbatasan manusia dalam mencari pemecahan. Sejumlah periset
manajemen telah memusatkan perhatian pada segi-segi keperilakuan dan motivasi pada
struktur keorganisasian serta sistem dalam organisasi. Perkembangan dalam teori manajemen
ini penting untuk merancang SIM, karena membantu dalam memahami peranan sistem
manusia/mesin serta bermanfaat untuk mengembangkan model-model keputusan.
Pengolahan Komputer
Semula komputer tidak direncanakan untuk pengolahan informasi, tetapi kini terutama
justru diterapkan dalam bidang ini. Persyaratan teknis sebuah sistem informasi manajemen
berdasarkan komputer secara singkat, adalah:
Elemen/unsur Persyaratan SIM
Perangkat keras Pengolah pusat yang mampu beroperasi secara online.
Kecepatan pengolahan harus cukup tinggi
Ingatan/memory komputer harus besar.
Penyimpan/storage besar dan cepat dalam keluar masuknya data.
Metode manajemen penyimpan perangkat keras/lunak guna
meningkatkan ingatan komputer
Piranti (peripheral) masukan dan keluaran.
Terminal untuk meminta dan menerima informasi secara online.
Komunikasi data.
Perangkat lunak Bahasa Komputer tingkat tingi
Sistem manajemen data base
Sistem Pengoperasian Operasi secara online.
Pemrograman ganda (multiprogramming).
C. SIM di Mata Pemakai
Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah
sebagai berikut:
Pemakai Penggunaan
Petugas administrasi Mengerjakan transaksi, mengolah data, dan menjawab
pertanyaan.
Manajer tingkat bawah Mendapatkan data operasi. Membantu perencanaan,
penjadualan, mengetahui situasi yang tak terkendali, dan
mengambil keputusan.
Staf ahli Informasi untuk analisis. Membantu dalam analisis,
perencanaan dan pelaporan.
Manajemen Laporan tetap
Permintaan informasi khusus.
Analisis khusus.
Laporan khusus.
Membantu dalam mengenali persoalan dan peluang.
Membantu dalam analisis pengambilan keputusan.
Petugas administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan masukan (input)
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
14
pada saat upaya SIM dimulai dan sebuah data base sedang disusun. Prosedur baru untuk
mengendalikan data akan ditetapkan. Proses administrasi akan berubah dengan memakai
alat-alat online seperti unit peraga, alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para
petugas di seluruh bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya
mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.
Para penyelia tingkat pertama akan membutuhkan lebih banyak masukan data tetapi
akan merasakan peningkatan besar dalam pemerolehan informasi. Informasi keadaan juga
akan dicapai secara jauh lebih mudah. Model-model keputusan dapat membantu perkiraan
pertama dalam pemecahan persoalan misalnya penjadualan. Laporan cenderung menjadi
lebih informatif dan cepat. Analisis dan laporan khusus lebih mudah diperoleh. Umpan balik
berbagai prestasi menjadi lebih besar frekuensinya.
Staf ahli yang membantu manajemen tingkat lebih tinggi mendapat manfaat besar dari
kemampuan SIM. Database diselidiki untuk kemungkinan sesuatu persoalan. Datanya
dianalisis guna menemukan pemecahan yang mungkin. Model perencanaan dipakai untuk
menghasilkan pendekatan pertama rencana yang akan diperiksa manajer. Model dasar
tersebut memberikan cara-cara penelitian dan rancangan, sementara para staf ahli
merumuskan data untuk kebutuhan manajerial.
Manajer pada semua tingkat mempunyai kemampuan baru untuk memperoleh
informasi yang relevan dengan fungsi mereka. Untuk pengambilan keputusan, sistem
tersebut dapat memberikan saran pemecahan yang optimal secara langsung atau dapat
memberikan analisis manusia/mesin dan prosedur keputusan untuk membantu dalam
mencapai sebuah keputusan yang baik. Sebagai contoh, seorang manajer untuk suatu sediaan
barang akan memprogram pengambilan keputusan dalam banyak kasus, misalnya perihal
jumlah pesanan. Dalam situasi rumit seperti pesanan sebuah tempat muatan kendaraan untuk
mencapai pembelian yang ekonomis, mungkin algoritma optimisasi tidak dipakai, tetapi
sebuah prosedur keputusan diadakan untuk membantu manajer dalam mencapai sebuah
pemecahan yang memuaskan. Perencanaan dibantu oleh model perencanaan disertai sebuah
dialog manusia/mesin untuk mengadakan percobaan pemecahan.
Secara ringkas, pengolahan rutin paling sedikit terpengaruh oleh penerapan ancangan
SIM. Petugas administrasi akan menyiapkan data yang kurang lebih sama, tetapi akan
terdapat persyaratan data tambahan, dan semakin banyak alat onlie dipakai. Persyaratan data
pada semua tingkat personalia akan berkembang, tetapi akan terjadi peningkatan tersedianya
informasi terbaru yang akurat. Laporan, jawaban atas permintaan informasi, analisis,
perencanaan dan pengambilan keputusan akan mendapat pengolahan dan dukungan
informasi lebih baik.
D. Konsep Pokok
Sebuah sistem informasi manajemen bukanlah sekedar suatu perkembangan teknologis.
SIM berhubungan dengan organisasi dan dengan manusia pengolahnya. Oleh sebab itu
pemahaman utuh terhadap sistem informasi keorganisasian berdasarkan komputer harus juga
termasuk memahami konsep-konsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian
informasi, dan nilai informasi. Tanggapan berikut ini memperkenalkan konsep-konsep utama
secara singkat.
Konsep Penjelasan
Informasi Informasi menambahkan sesuatu pada penyajian.
Yaitu sehubungan dengan waktu dan mutu.
Manusia sebagai pengolah informasi Kemampuan manusia sebagai pengolah informasi
menentukan keterbatasan dalam sistem informasi
dan mengesankan dasar-dasar rancangan mereka.
Konsep sistem Karena sistem informasi menajemen adalah sebuah
sistem,maka konsep sistem perlu untuk memahami
dan merancang ancangan pada pengembangan
sistem informasi.
Konsep organisasi dan manajemen Sistem informasi berada di dalam sebuah organisasi
dan dirancang untuk mendukungfungsi menajemen.
Informasi adalah penentu yangpenting dalam bentuk
keorganisasian.
Konsep pengambilan keputusan Rancangan SIM bukan hanya harus mencerminkan
ancangan rasional terhadap optimasi, tetapi juga teori
keperilakuan pengambilan keputusan dalam
organisasi.
Nilai informasi Informasi mengubah keputusan. Perubahan dalam
nilai hasil akan menentukan nilai informasi.
E. Pokok-pokok SIM
Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut:
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
a. Perangkat lunak sistem umum
b. Perangkat lunak terapan umum
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
16
c. Program aplikasi
3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4. Prosedur
5. Petugas Pengoperasian
Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:
Program untuk melaksanakan pengolahan komputer
Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjukuntuk
operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya).
Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang
mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang
tengah dilaksanakan.
Subsistem fungsi keorganisasian
Fungsi-fungsi keorganisasian agak terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara
manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat dipandang
sebagai sebuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk setiap fungsi utama
keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda pada organisasi satu dengan lainnya.
Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok atas mana
subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi beberapa subsistem yang
lebih kecil.
Subsistem fungsional pokok Beberapa pemakaian umum
Pemasaran Ramalan penjualan, perencanaan penjualan, analisis pelanggan dan
penjualan.
Manufaktur Perencanaan dan penjadualan produksi, pengendalian biaya, analisis
biaya
Logistik Perencanaan dan pengendalian pembelian, sediaan barang, dan
distribusi.
Personalia Perencanaan kebutuhan personalia, menganalisis prestasi, administrasi
gaji.
Keuangan dan Akunting Analisis keuangan, analisis biaya, perencanaan kebutuhan modal,
perhitungan pendapatan.
Pengolahan informasi Perencanaan sistem informasi, analisis biaya/efektivitas.
Manajemen puncak Perencanaan strategis, pengalokasian sumber daya.
Sebagai contoh, subsistem personalia dapat dibagi lagi menjadi perekrutan personalia,
catatan personalia, penilaian personalia, dan administrasi gaji.
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
17
Subsistem Kegiatan
Satu ancangan lain untuk memahami struktur sebuah sistem informasi adalah dalam
bentuk subsistem yang melaksanakan berbagai kegiatan. Beberapa subsistem kegiatan akan
bermanfaat bagi lebih dari satu subsistem fungsi keorganisasian; sedangkan lainnya mungkn
akan berguna untuk hanya satu fungsi. Contohsubsistem kegiatan pokok adalah:
Subsistem kegiatan Beberapa penggunaan umum
Pengolahan transaksi Pengolahan pesanan, pengiriman, penerimaan.
Pengendalian operasi Penjadualan kegiatan dan laporan prestasi.
Pengendalian manajemen Perumusan anggaran dan sumber daya
Pengendalian strategis Perumusan sasaran dan rencana strategis
Subsistem kegiatan ini memakai data di dalam data base dan kemampuan mendapat kembali
yang berada dalam sistem manajemen data base.
BAB IV
MANUSIA SEBAGAI PENGOLAH INFORMASI
A. Model Dasar
Sebuah model sederhana mengenai manusia sebagai pengolah informasi terdiri dari
indera penerima (mata, telinga, hidung dan sebagainya) yang menerima isyarat dan
meneruskannya kepada unit pengolah (otak dengan penyimpan). Hasil olahan adalah
respon/tanggapan keluaran (secara fisik, ucapan, tulisan, dan sebagainya). Model ini tampak
secara diagram dalam gambar 1.1.
Gambar 1.1. Model manusia sebagai pengolah informasi
Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran (tanggapan)
adalah terbatas. Bila sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas, tingkat
tanggapannya akan berkurang. Sebuah eksperimen sederhana atas kemampuan manusia
menanggapi nada musiak tampak dalam gambar 3.2. lihat bahwa sampai titik batas beban,
setiap masukan menghasilkan sebuah keluaran. Sebagai contoh, 10 masukan menghasilkan
10 keluaran dalam batas waktu yang diijinkan. Bila batas beban puncak belum dicapai,
prestasi mulai menurun. Bila batas beban misalkan adalah 40 masukan (dengan 40 keluaran),
maka 45 masukan akan menghasilkan kurang dari 45 keluaran. Eksperimen ini
memperlihatkan bahwa untuk situasi kerja yang memungkinkan beban lebih, penyusunan
staf yang optimal adalah dengan beban kerja sedikit di bawah batas beban. Jadi bukan sedikit
di atas kondisi batas beban. Seorang operator telepon merupakan contoh kondisi ini. Bila
jumlah telepon masuk yang harus ditangani melebihi kemampuannya menangani, maka
prestasinya akan merosot di bawah tingkat tanggapan maksimum.
Dunia menyediakan lebih banyak masukan dari pada yang dapat diterima oleh sistem
pengolah manusia. Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah yang dapat diatasi
melalui suatu proses penyaringan atau seleksi. Sebagian masukan dihambat dan dicegah agar
tidak masuk pengolahan melalui sebuah filter atau saringan yang menghambatnya.
Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan pentingnya rangsangan
(Gambar 3.3). penyaringan merupakan akibat :
1. Kerangka acuan individu
2. Prosedur keputusan normal
3. Keputusan dalam keadaan tertekan
Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkan pengalaman, latar
belakang, kebiasaan mereka, dan sebagainya. Prosedur keputusan mengidentifikasi data yang
relevan dan kemudian menyediakan sebuah filter untuk menyaring faktor-faktor yang tak
perlu bagi keputusan. Mekanisme penyaringan dapat diubah melalui tekanan pengambilan
keputusan. Tekanan saat mengambil keputusan dalam ukuran waktu akan mengakibatkan
penyaringan meningkat. Akibatnya mengurangi data yang harus diolah oleh pengambil
keputusan. Sebagai contoh, seorang penyelia jalur produksi dalam keadaan krisis dan
tertekan, akan memusatkan perhatian pada persoalan terpenting dan tidak akan menerima
rangsangan yang menyangkut hal-hal kurang penting.
Konsep kerangka acuan diterapkan pada masukan maupun pengolahan. Untuk
mengembangkan sebuah rutin pengolahan baru bagi setiap stimulus baru akan mengurangi
stimuli yang dapat diolah. Dalam waktu cukup panjang, dan berdasarkan kesinambungan
otak manusia membentuk pola atau kategori-kategori data yang menentukan pemahaman
manusia terhadap sifat lingkungannya.
sehingga mengurangi persyaratan pengolahan.
Penyaringan dapat mengurangi atau menghambat data yang tak diinginkan. Penyaringan
juga dapat bekerja untuk menghambat data yang tidak cocok dengan kerangka acuan yang
telah ada. Hal ini bersama keterbatasan alamiah indera manusia penerima dapat
mengakibatkan kesalahan persepsi informasi. Penulis sebuah laporan mungkin ingin
menyatakan satu hal, sedang yang ditangkap pembacanya adalah hal lain. Kesalahan persepsi
ini meningkatkan keraguan.
Sebuah organisasi terdiri dari para individu, sehinggga keterbatasan individu sebagai
pengolah informasi juga tercermin dalam organisasi. Organisasi mengembangkan bentuk
tertentu untuk mengatasi keterbatasan ini, seperti program keputusan, pembagian kerja, dan
reduksi data.
B. Pengolahan Data
Model Newell-Simon mengemukakan keterbatasan kemampuan manusia sebagai
pengolah informasi. Ada beberapa bukti empiris sehubungan dengan keterbatasan ini.
Seperangkat keterbatasan bertahan dengan pengolahan data dan berhubungan langsung
dengan ingatan jangka pendek. Perangkat keterbatasan lain adalah kemampuan manusia
untuk menemukan perbedaan-perbedaan. Manusia juga terbatas kemampuannya untuk
memandang secara umum, memadukan, dan menafsirkan data probabilistik.
Miller menyitir ungkapan “angka keramat tujuh, lebih kurang dua” guna melukiskan
kemampuan manusia untuk mengolah informasi. Survainya yang didukung riset empiris
pada dasarnya menunjukkan bahwa banyaknya simbol yang dapat disimpan dalam ingatan
jangka pendek dan mengolahnya secara efektif berkisar antara lima sampai sembilan, tetapi
batas umum adalah tujuh.
Batas 7 + / - 2 lebih berkenaan dengan kode, kuantitas, dan data lain, bukan untuk teks
sebuah bahasa. Dalam teks bahasa, sebuah kata atau bahkan sekelompok kata mungkin
hanya memakai sebuah simbol dalam ingatan jangka pendek. Sedang senuah karkter dalam
sebuah kode mamakai sebuah simbol ruang simpan.
Penerapan batas 7 +/- 2 pada kode adalah penting karena pengolahan informasi sangat
tergantung pada pemakaian kode. Ikhtisar beberapa telaah berikut ini menunjukkan benarnya
batas Miller :
Berdasarkan model Newell-Simon dan batas Miller, hasil Chap-delaine mengenai
bertambahnya kesalahan dengan panjang kecuali untuk 9 dan 12 dapat dijelaskan, karena
subjek manusia memandang kode singkat sebagai seperangkat yang harus diolah. Batas 9 (7
+ 2) menyebabkan lebih banyak kesalahan untuk susunan 9 karakter. Untuk bilangan diatas 9
mungkin manusia harus membagi kodenya dalam dua bagian, dengan kemungkinan
kesalahan lebih besar pada titik pisahnya. Mungkin dapat dijelaskan bahwa memisah atas
dua bagian memakai sebagian kemampuan mengolah sehingga batasnya menurun menjadi 5
atau 6 simbol untuk setiap bagiannya (jelas konsisten dengan 7 +/- 2). Maka panjang 12
karakter akan menjadi titik pisah untuk mengubah menjadi pengolahan tiga bagian setiap
panjang 12 atau lebih. Tingkat kode lebih rendah dengan kelompok huruf dan angka,
dibandingkan dengan tergabung, mengesankan pengolahan berdasarkan sub-kelompok bila
kode menjadi terlalu panjang atau rumit. Sebuah kode gabungan huruf-angka meningkatkan
persyaratan informasi untuk mengolah kode. Sesuai dengan konsep teori informasi yang
diuraikan dalam bab 2, dibutuhkan lebih banyak informasi untuk mengenal sebuah karakter
dari susunan 36 huruf-angka dibandingkan dengan 10 angka.
C. Kebutuhan Akan Umpan Balik
Model masukan, pengolahan data keluaran secara tak langsung menyatakan bahwa
manusia dapat menerima masukan, mengolah, dan memberikan keluaran tanpa tambahan
elemen sistem. Dalam sistem kompyter, berbagai mekanisme dipakai untuk memastikan
bahea keluaran telah diterima. Pencetak (printer) mengembalikan suatu isyarat pada pusat
pengolah untuk menunjukkan kenyataan bahwa data yang dipancarkan telah mengaktifkan
pencetak. Sebuah termial dta mengembalikan suatu isyarat untuk menunjukkan diterimanya
sekelompok data. Mekanisme umpan balik serupa harus diberikan pada keadaan pengolahan
manusia bukan saja untuk mengendalikan kesalahan tetapi juga untuk memenuhi kebutuhan
psikologis manusia pengolah. Pentingnya umpan balik untuk memuaskan kebutuhan
manusia dilukiskan oleh sebuah sistem yang menggunakan sebuah alat pencatat data sumber.
Petugas memasukkan data yang dipancarkan ke sebuah lokasi pusat, tanpa alat
mengembalikan sesuatu tanggapan dalam bentuk sinar atau suara untuk menyatakan bahwa
masukan tercatat. Hasilnya adalah masukan berganda dan petugas yang frustasi. Contoh lain
adalah sebuah peristiwa sehubungan dengan pemasangan sebuah sistem online pemesanan
tiket pesawat udara skala nasional. Beban kompuetr diperkirakan pada 85 persen kapasitas
tetapi ternyata segera meluap. Sebuah analisis mengungkapkan bahwa operator pemesanan
tiket tidak mempercayai komputer. Setelah memasukkan data, mereka segera memasukkan
pertanyaan secara efektif menggandakan beban sistem komputer. Jalan keluarnya adalah
menyediakan suatu isyarat umpan balik yang memastikan bahwa pesan telah diterima.
Dalam kasus ini umpan baliknya adalah bergoyangnya bola alat tik.
Dalam percakapan sehari-hari, orang telah terbiasa membuat beberapa isyarat untuk
menunjukkan telah menerima komunikasi lisan. Penerima mengangguk atau mengucap
ah-uh. Beberapa bahasa mempunyai ciri khas. Sebagai contoh, bahasa swedia lisan
mempunyai bunyi pendek mengisap yang diulang pendengar pada interval cukup cepat untuk
menunjukkan kesinambungan dalam menerima komunikasi.
D. Implikasi Terhadap Perancangan Sistem Informasi
Bab ini telah menyajikan konsep-konsep dan bukti riset tentang manusia sebagai
pengolah informasi. Ini menjadi bahan latar belakang yang berguna bagi para perancang
sistem informasi. Hal ini juga mempunyai relevansi langsung terhadap perancangan sistem
informasi. Beberapa implikasinya adalah :
Konsep Implikasi untuk perancangan SI ((Sistem Informasi)
Kelebihan beban informasi Masukan pada manusia dan tanggapan yang diisyaratkan harus dijaga agar
dibawah titik batas beban.
Penyaringan Sistem informasi harus dirancang untuk menyaring data yang tidak relevan dan
memberikan tambahan penyaringan pada keputusan dalam tekanan. Sistem
harus berusaha untuk mengatasi penyaringan kerangka acuan yang tidak
diinginkan dengan menekankan perlunya peragaan data yang relevan.
Model Newell-Simon Sistem informasi harus membantu dalam mendefenisikan ruang persoalan dan
dalam proses mencari suatu pemecahan. Format informasi harus berusaha
melonggarkan batas-batas ikatan rasionalitas. Sistem harus menggunakan
ingatan yang sesuai dengan tugasnya.
Angka keramat 7 +/- 2 Kode untuk pemakaian manusia jangan melampaui 5 samapai 7 simbol atau
harus dibagi atas bagian-bagian dengan 5 simbol atau kurang. Sistem jangan
terlalu mengandalakan pengolahan manusia melulu.
Perbedaan yang diperhatikan Sistem harus membuat jelas sesuatu perbedaan dan jangan menganggap
manusia dapat memperhatikannya.
Manusia sebagai ahli intuitif
statistik
Sistem informasi harus menyediakan analisis statistik atas data-penyimpangan
percontoh (smaple), korelasi, taksiran kemungkinan, dan sebagainya. Algoritme
keputusan harus memberikan pemeriksaan yang konsisten terhadap berbagai
sumber informasi. Prosedur penerbitan data harus dirancang agar membantu
melenyapkan penyimpangan seperti pengalaman dalam peristiwa.
Konkretisasi Informasi yang dibutuhkan harus disajikan dalam bentuk yang dikehendaki.
Jangan sampai memerlukan pengolahan tambahan lagi.
Pematokan dan penyesuaian Sistem informasi/keputusan harus dirancang untuk membantu dalam menyusun
suatu titik patokan yang cocok dan untuk mempercepat penyesuaian yang perlu
darinya.
Pengaruh pemampatan data Sistem informasi harus memberikan ringkasan data dalam sebuah format yang
mendorong ke arah keputusan. Tetapi sistem harus memungkinkan melihat data
mentah.
Umpan balik Sistem haris memberikan umpan balik untuk menunjukkan bahwa data telah
masuk. Pengolahan sedang berlangsung dan sebagainya.
Nilai data yang tak terpakai Menjelaskan beberapa kebutuhan data yang tidak jelas pemanfataannya.
Menyarankan strategi penyimpanan dan penjangkauan data untuk mengurangi
biaya.
KONSEPORGANISASI DAN MANAJEMEN
A. Struktur Keorganisasian
Struktur keorganisasian adalah susunan sub-subsistem dengan hubungan wewenang dan
tanggung jawabnya. Ada beberapa struktur dasar yang banyak digunakan. Keadaan dalam
mana setiap struktur menguntungkan menjadi dasar untuk mengubah struktur keorganisasian
dalam menanggapi perubahan kondisi, seperti perbaikan sistem pengolahan informasi dan
perbaikan dalam sistem keputusan.
1. Struktur Hirarki
Struktur keorganisasian dasar adalah sebuah struktur hirarki dengan manajemen
puncak paling atas dalam bagan, manajemen menengah/madya di tengah, dan
manajemen bawahan di tempat paling bawah.
Pbr : pabrik
Gambar 5.2. Organisasi hirarki dasar dengan spesialisasi fungsional dan hubungan lini serta staf.
Bagan berbentuk sebuah piramida karena manajemen puncak jumlahnya relatif
sedikit terhadap manajemen tingkat lebih rendah. Organisasi dalam gambar 5.2. tersusun
secara fungsional; yaitu sub-subsistem pokok di bawah direktur merupakan fungsi
organisasi seperti manufaktur, pemasaran dan perakunan.
2. Spesialisasi
Organisasi membagi pekerjaan atas tugas-tugas khusus hingga menimbulkan
spesialisasi. Akuntan dalam fungsi perakunan mengkhususkan dalam perakunan.
Petugas pemasaran mengkhususkan dalam pemasaran. Spesialisasi dapat berlanjut
sedemikian sehingga dalam sebuah fungsi terdapat para spesialis untuk bidang-bidang
lebih kecil-perpanjakan, riset pasar, dan seterusnya.
3. Hubungan Lini dan Staf
Lini (garis utuh) menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi
dalam organisasi. Manajer pemasaran menerima laporan dari para manajer penjualan.
Para manajer penjualan menerima laporan dari para wiraniaga. Wewenang mengalir dari
atas ke bawah. Posisi-posisi staf (garis putus) berhubungan dengan kegiatan-kegiatan
pendukung seperti analisis dan konsultasi. Mereka tidak memiliki wewenang atas
petugas operasi. Bila para ahli riset pemasaran merumuskan sebuah strategi pemasaran
baru, ahli tersebut tidak dapat melaksanakannya dengan memerintah para wiraniaga
menggunakannya. Manajer pemasaran harus diyakinkan dahulu dan harus
memerintahkan penggunaannya pada para manajer penjualan, yang akan memberi
instruksi pada para wiraniaga.
4. Wewenang dan Tanggung jawab
Wewenang adalah hak untuk memerintah (kepemimpinan). Bila seseorang
memiliki tanggung jawab untuk sebuah kegiatan, ia harus memiliki wewenang.
Wewenang dibuktikan melalui pengendalian atas sumber daya, ganjaran, dan fungsi, dan
pelimpahan kuasa untuk mengambil keputusan sehubungan dengan hal-hal tersebut.
5. Rentang Kendali
Rentang kendali (span of control) menunjukkan banyaknya bawahan yang
diawasi oleh seorang penyelia (yaitu banyaknya yang melapor pada sang atasan). Jumlah
ini tidak ditentukan berdasarkan teori manajemen tradisional, tetapi secara mudahnya
adalah bahwa jumlahnya harus kecil (tiga sampai tujuh). Riset terakhir menunjukkan
bahwa rentang kendali yang efektif tergantung pada banyaknya komunikasi yang
diperlukan antara atasan dengan bawahannya. Akibatnya, batas pengolahan informasi
pada manusia menjadi variabel pembatasnya.
B. Interaksi Manusia Dalam Organisasi
Teori manajemen pada mulanya agak bersifat mekanis dalam pandangannya atas
interaksi manusia. Tujuan para anggota sebuah organisasi dianggap konsisten dengan tujuan
organisasi (atau setidaknya terlebur dengan tujuan organisasi). Para karyawan dianggap
konsisten dengan tujuan organisasi). Para karyawan dianggap menanggapi positif terhadap
wewenang dan didorong oleh imbalan keuangan. Gerakan hubungan kemanusiaan yang
dimulai dengan telaah Hawthorne yang terkenal antara tahun 1927 dan 1932 telah
membentuk konsep tentang organisasi sebgai sebuah sistem sosial. Motivasi ternyata
didasari oleh lebih dari sekedar imbalan ekonomis. Kelompok kerja, rekan sekerja dan
sebagainya ternyata penting. Gaya kepemimpinan dianjurkan yang lebih menigkatkan
kepuasan pekerja dalam organisasi. Hasil-hasil riset keperilkuan (behavioral research) tidak
menunjuk kepada seperangkat tunggal prinsip tertentu, tetapi sebagian besar riset
memperlihatkan perlunya mempertimbangkan kebutuhan manusia dalam merancang
organisasi.
Motivasi adalah alasan seseorang untuk menjalankan sesuatu kegiatan. Hal ini biasanya
dijelaskan dalam istilah dorongan atau kebutuhan manusia. Kebutuhan seseorng manusia
tidak tetap. Kebutuhan ini berubah dari waktu ke waktu bersamaan dengan tingkat karirnya,
dan sementara kebutuhan tertentu mendapat lebih banyak kepuasan. Sebuah klasifikasi yang
bermanfaat tentang kebutuhan umum manusia adalah sebuah hirarki yang dikembangkan
oleh Abraham Maslow. Ia menyebut lima kebutuhan dasar, tetapi kebutuhan yang lebih
tinggi menjadi semakin mendesak hanya bila kebutuhan lebih rendah telah cukup terpuaskan
Dinamika Kelompok
Dalam sebuah organisasi, seorang individu biasanya dimiliki oleh satu atau beberapa
kelompok kecil. Mereka mungkin berupa kelompok keorganisasian formal seperti regu kerja
produksi atau dapat pula berdasarkan kepentingan bersama seperti latar belakang budaya,
profesi, tujuan rekreasi (kalb bowling), atau parkir kendaraan. Ada banyak bukti yang
menunjukkan bahwa kelompok kecil adalah faktor penting yang mempengaruhi hubungan
antara individu dengan organisasi.
Gaya Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi yang membujuk atau memotivasi sebuah
kelompok menuju pencapaian suatu tujuan atau beberapa tujuan tertentu. Bagian ini
meninjau pilihan pandangan tentang bagaimana sebuah organisasi harus dikelola dan
menguraikan teori mengenai kepemimpinan.
C. Perencanaan dan Pengendalian
Rencana adalah satu arah tindakan yang sudah ditentukan terlebih dahulu. Perencanaan
mengungkapkan tujuan-tujuan keorganisasian dan kegiatan-kegiatan yang diperlukan guna
mencapai tujuan tersebut. Bagian ini mensurvai persoalan menetapkan tujuan dalam
organisasi dan ciri tingkat-tingkat perencanaan yang berlainan.
Menetapkan Tujuan
Orang telah terbiasa tentang tujuan-tujuan sebuah organisasi seakan organisasi adalah
sesuatu yang terpisah dari para anggotanya. Seperti diungkapkan oleh Cyert dan March,
orang memiliki tujuan; tetapi satu kumpulan orang yang tidak mempunyai tujuan. Akibatnya
tujuan sebuah organisasi mewakili serangkaian kendala yang dihadapi organisasi melalui
para pesertanya. Bila organisasi dianggap sebagai gabungan individu yang masing-masing
memiliki tujuan, maka tujuan yang dikejar gabungan mewakili kompromi antara para
anggotanya. Tujuan berubah bila ada perubahan keanggotaan gabungan dan bila ada
perubahan dalam tujuan para anggota.
Kompromi tadi pada umumnya sangat terbatasi oleh struktur yang ada. Melalui
mekanisme seperti prosedur pengoperasian aturan keputusan, dan anggaran, kesepakatan
gabungan menjadi agak permanen. Para individu dalam sebuah organisasi hanya memiliki
waktu terbatas untuk proses perundingan/kompromi, sehingga hasilnya cenderung bukan
sesuatu yang baru tetapi berdasarkan keadaan atau peristiw terakhir. Perhatian tidak
dipusatkan pada semua maslah secara serempak, tetapi umumnya secara berurutan sesuai
kebutuhan. Tujuan dalam sebuah organisasi cenderung mengandung kontradiksi, tetapi
alat-alat bantu seperti kelenturan organisasi digunakan untuk “meredam” keadaan tidak
konsisten ini.
Tujuan perusahaan bisnis umumnya dinyatakan dalam bentuk tujuan untuk laba, saham
pasar, penjualan, sediaan barang, dan produksi. Semua ini harus dinyatakan dalam istilah
operasional. Bila tujuan tidak dapat dinyatakan secara kuantitatif, maka tujuan pengganti
dapat digantikan untuk program ini. Tujuan “membuat tempat kerja yang nyaman” tidaklah
operasional. “Mengurangi pergantian karyawan menjadi 4%” akan lebih berarti dalam istilah
operasional.
Bila sasaran-sasaran dinyatakan secara jelas dan operasional, ini akan membentuk
landasan untuk mencapai tujuan. Bila setiap manajer membantu dalam menyusun tujuan dan
cara untuk mencapainya kemudian diukur seberapa jauh sudah dicapai, maka perusahaan
telah menggunakan apa yang disebut sebagai “manajemen berdasarkan sasaran”.
Hirarki Perencanaan
Sebuah hirarki tingkat-tingkat perencanaan yang berlainan dapat dikenali berdasarkan
cakrawala perencanaan tiap tingkatan. Tiga tingkatan yang sering disebut dalam bacaan
adalah perencanaan strategis, perencanaan taktis, dan perencanaan jangka panjang, jangka
menengah dan jangka pendek.
Perencanaan strategis berhubungan dengan pertimbangan jangka panjang. Keputusan
yang harus diambil berhubungan dengan bidang usaha dalam mana perusahaan berada, pasar
tempat menjualnya, bauran produk dan seterusnya.
Perencanaan taktis (juga disebut sebagai pengendalian manajemen) berhubungan dengan
cakrawala perencanaan jangka menengah. Disini termasuk cara sumber daya dicapai dan
diatur, penstrukturan kerja, dan petugas yang dibutuhkan serta pelatihannya. Perencanaan
taktis dicerminkan dalam anggaran pengeluaran modal, rencana penyusunan staf tiga
tahunan dan seterusnya.
Perencanaan operasional berhubungan dengan keputusan untuk operasi yang sedang
berjalan. Penetapan harga, tingkat produksi, tingkat sediaan barang dan seterusnya
dicerminkan dalam sebuah rencana operasinal, misalnya sebuah anggaran tahunan.
Pengendalian
Pengendalian adalah kegiatan mengukur penyimpangan dari prestasi yang direncakan
dan mengerakkan tindakan korektif. Unsur-unsur dasra pengendalian adalah :
1. Sebuah standar spesifikasi prestasi yang diharapkan. Ini berupa sebuah anggaran, sebuah
prosedur pengoperasian, sebuah algoritma/aturan keputusan dan sebagainya.
2. Sebuah pengukuran prestasi nyata
3. Sebuah perbandingan antara prestasi yang diharapkan dengan kenyataan
4. Sebuah laporan penyimpangan kepada unit pengendali, misal seorang manajer
5. Seperangkat tindakan yang dapat dilakukan olehunit pengendali (manajer) untuk
mengubah prestasi mendatang bila sekarang kurang memuaskan.
6. Dalam hal tindakan unit pengendali gagal membawa prestasi nyata yang kurang
memuaskan ke arah yang diharapkan, adanya sebuah metode untuk tingkat
perencanaan/pengendalian lebih tinggi untuk mengubah satu atau beberapa kondisi
seperti unit pengendali/manajer baru, atau revisi atas standar prestasi.
BAB VI
KONSEP PENGAMBILAN KEPUTUSAN
A. Proses Pengambilan Keputusan
Model yang bermanfaat dan terkenal yang diajukan oleh Herbert A. Simon akan
digunakan sebagai dasar untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan. Model ini terdiri
dari tiga tahap pokok :
Jadi proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai
perancangan dan kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin
dikembalikan ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi. Jadi tahapan tersebut merupakan
unsur-unsur sebuah proses bersinambung. Sebagai contoh, pilihan mungkin menolak semua
alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk menerbitkan pemecahan tambahan.
Kekuatan yang menggerakkan proses pengambilan keputusan dapat berupa
ketidakpuasan atas keadaan saat itu atau imbalan yang diharapkan dari keadaan baru. Dalam
kasus ketidakpuasan, kekuatan penggerak adalah penemuan sebuah persoalan. Dalam hal
imbalan yang diharapkan, adalah hasil pencarian peluang.
Cara lain untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan adalah dalam arti suatu
kegiatan bersinambung yang digerakkan oleh sebuah sasaran mengubah sistem (bisnis,
departemen, keluarga dan sebagainya) dari keadaan sekarang menjadi suatu keadaan yang
diharapkan atau tujuan mengakibatkan suatu pencarian cara mencapainya. Proses ini sering
disebut “analisis cara tujuan” (means-end analysis).
Beberapa model pengambilan keputusan lebih banyak menekankan pada umpan balik
hasil keputusan. Sebagai contoh, Rubenstein dan Haberstroh mengusulkan langkah-langkah
berikut ini :
1. Pengenalan persoalan atau kebutuhan untuk pengambilan keputusan
2. Analisis dan laporan alternatif-alternatif
3. Pemilihan di antara alternatif yang ada
4. Komunikasi dan pelaksanaan keputusan
5. Langkah lanjutan dan umpan balik hasil keputusan.
Kedua model tersebut tidak saling bertentangan. Model Simon pada dasarnya
mengatakan bahwa pelaksaan adalah keputusan dan bahwa keputusan lain diperlukan untuk
langkah selanjutnya.
Model Simon adalah relevan bagi perancangan sistem informasi manajemen. Relevansi
ini diuraikan untuk ketiga tahap model Simon.
Pemilihan Sebuah SIM adalah paling efektif bila hasil rancangan disajikan dalam suatu bentuk yang
mendorong keputusan. Bila pilihan telah diambil, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan
data untuk umpan balik dan penaksiran kelak.
B. Model Keperilakuan pada Pengambilan Keputusan Keorganisasian
Teori keperlakuan tentang perusahaan telah diuraikan secara luas oleh Cyert dan March.
Gagasan Simon dan lainnya juga telah menyumbang pada bahan tersebut dalam bagian ini.
Teori keperilakuan pada pengambilan keputusan mencerminkan sebuah sistem terbuka. Teori
ini lebih bersifat deskriptif dari pada normatif. Keempat konsep pokok yang digunakan oleh
Cyert dan March untuk menjelaskan pengambilan keputusan keorganisasian adalah
pemecahan semua pada konflik, penghindaran ketidakpastian, pencarian problemistik dan
pembelajaran keorganisasian
Pemecahan Semu pada Konflik
Sebuah organisasi merupakan koalisi para anggota yang memiliki tujuan-tujuan berbeda
dan kekuatan berlainan untuk mempengaruhi sasaran keorganisasian. Tujuan keorganisasian
berubah dengan masuknya anggota baru atau keluarnya anggota lama. Terdapat konflik
antara berbagai tujuan anggota keorganisasian. Sekalipun berbagai tujuan pribadi diabaikan,
tujuan sub-subunit seperti produksi (tingkat produksi butir standar), penjualan (menanggapi
apa yang dikehendaki pelanggan dan sediaan barang yang tinggi). Dan yang saling
bertentangan. Konflik-konflik demikian itu dipecahkan dengan tiga metode.
Penghindaran Ketidakpastian
Organisasi hidup dalam lingkungan yang tak menentu. Perilaku pasar, pensuplai,
pemegang saham, pemerintah dan sebagainya tidak dapat dipastikan. Model keputusan
dalam resiko menganggap bahwa pengambil keputusan akan memaksimalkan nilai yang
diharapkan (atau kegunaan yang diharapkan). Teori keperilakuan yang berusaha menghindari
resiko dan keraguan/ketidakpastian dengan mengorbankan nilai yang diharapkan. Pada
umumnya seorang pengambil keputusan bersedia menerima pengurangan dalam nilai yang
diharapkan suatu hasil demi meningkatnya kepastian hasil. Sebagai contoh, seseorang lebih
cenderung memilih probabilitas 90 persen untuk mendapat $10 daripada 12 persen
kesempatan untuk memperoleh $100, sekalipun nilai yang diharapkan yang kedua ini lebih
tinggi. Dalam beberapa kasus terikat para penjual (seperti membagi-bagi pasar) laba
masing-masing anggota tidak banyak bertambah. Maslahat uatam yang diperoleh jelas
adalah pengurangan ketidakpastian. Beberapa metode legal yang digunakan untuk
mengurangi atau menghindari ketidakpastian adalah sebagai berikut :
PenerapanModel Keperilakuan Pengambilan Keputusan pada SIM
Teori keperilakuan adalah sebuah model deskriptif dari pengambilan keputusan
keorganisasian. Di sini tekanannya adalah pada pemuasan, penghindaran ketidakpastian
untuk mengendalikan lingkungan, adanya tujuan yang tidak konsisten berdasarkan
persekutuan keorganisasian para anggota yang ada, pencarian persoalan yang distimulasi,
dan perilaku penyesuaian keorganisasian dengan berjalannya waktu. Pencarian pemecahan
persoalan dianggap terbats pada pencarian lokal kecuali bila pemecahan tidak dapat dicari di
bagian tersebut. Hanya bila pemecahan yang memuaskan tidak ditemukan dilakukan
pengembangan proses pencarian.
Nilai utama pola keperilakuan pada perancangan SIM adalah menyadarkan perancang
pada pertimbangan-pertimbangan keperilakuan. Perancang SIM mungkin tertarik pada
rasionalitas, tetapi pengambil keputusan mungkin menekankan pada penghindaran
ketidakpastian. Teori keperlakuan mendefenisikan metode untuk penghindaran
ketidakpastian yang mungkin perlu didukung oleh informasi SIM. Rancangan SIM harus
mengenal persoalan keperilakuan praktis dalam model-model ini menganggap tujuan
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
32
organisasi adalah konsisten. Padahal teori keperilakuan menekankan adanya tujuan yang
tidak konsisten
C. Nilai Informasi bagi Pengambilan Keputusan
Teori keputusan memberikan ancangan pada pengambil keputusan dalam keadaan
kepastian, risiko, dan ketidakpastian. Keputusan dalam kepastian menganggap akan
menghasilkan informasi yang tepat. Risiko menganggap informasi dengan beberapa
probabilitas tetapi tidak diketahui mana yang untuk sesuatu kasus. Ketidakpastian
menganggap mengetahui hasil yang dapat timbul tanpa informasi mengenai probabilitasnya.
Nilai informasi dapat dihitung untuk keputusan yang memenuhi kerangka kerja analisis lain.
Secara umum, nilai informasi adalah nilai perubahan dalam perilaku keputusan yang
disebabkan oleh informasi, dikurangi biaya informasi tersebut. Dengan perkataan lain,
dengan dihadapkan beberapa kemungkinan keputusan, seorang pengambil keputusan akan
memilih salah satu berdasarkan informasi yang dimilikinya. Bila informasi baru
menyebabkan diambilnya keputusan berbeda, maka nilai informasi baru adalah perbedaan
nilai antara hasil keputusan lama dengan keputusan baru, dikurangi biaya untuk memperoleh
informasi.
Posts
